Certyfikat ze szkolenia: Dlaczego złota ramka to za mało?

Wyobraź sobie taką sytuację: do naszego biura KIKO Educational Solutions puka Klient. Jest wyraźnie zmęczony, a na biurku kładzie gruby segregator z dokumentacją z poprzednich projektów. „Mamy problem” – mówi zrezygnowany. „Te certyfikat wyglądają ładnie, mają wszystkie wymagane logotypy i złote obwódki, ale audytor właśnie zapytał mnie, co ci ludzie właściwie potrafią po tym kursie, nie mówiąc o tym że stwierdził, że opis na certyfikatach są nieprawidłowe. No i nie ma opisanych uzyskanych kompetencji. A ja… ja nie mam pojęcia o co chodzi. Przecież byli na szkoleniu, siedzieli 8 godzin, podpisali listę obecności. Czy to nie wystarczy?”

W dzisiejszych standardach to już nie wystarczy. Powyższa historia to wcale nie rzadka sytuacja dla wielu koordynatorów projektów szkoleniowych, którzy choć dbają o logistykę i uczestników, gubią po drodze to, co najważniejsze: jakość procesu szkoleniowego i dowód na realny przyrost kompetencji.

Certyfikat ukończenia szkolenia. Co zawiera prawidłowe zaświadczenie lub certyfikat

Wielu managerów i koordynatorów projektów unijnych traktuje certyfikaty jako formalność dołączaną do segregatora na wypadek kontroli. Tymczasem w nowej perspektywie finansowej (np. FERS) oraz w standardach rynkowych takich jak norma ISO 29993:2017 lub standard SUS 2.0 lub SUS 3.0, certyfikat staje się kluczowym dowodem na to, że usługa rozwojowa faktycznie dostarczyła wartość i zakończyła się wzrostem kompetencji uczestnika szkolenia.

Dziś wyjaśniamy, dlaczego różnica między „uczestnictwem” a „ukończeniem” szkolenia jest fundamentalna i jak profesjonalnie opisać kompetencje, aby nikt nie zakwestionował jakości Twoich działań.

Uczestnictwo czy ukończenie szkolenia? Granica przebiega w miejscu walidacji

To najczęstszy błąd: wydawanie „Certyfikatu ukończenia” osobie, która jedynie odsiedziała 8 godzin w sali.

• Certyfikat Uczestnictwa (Zaświadczenie): Potwierdza, że dana osoba brała udział w procesie (aspekt ilościowy). Jest to dokument wymagany dla każdego uczestnika, niezależnie od wyniku końcowego testu.
• Certyfikat Ukończenia: Potwierdza, że dana osoba osiągnęła zakładane efekty uczenia się (aspekt jakościowy). Warunkiem jego wydania jest pozytywny wynik walidacji.

Walidacja – na czym polega?

W uproszczeniu, zgodnie z wytycznymi Instytutu Badań Edukacyjnych (IBE) oraz standardami PARP dla usług szkoleniowych dofinansowanych, walidacja to proces obiektywnego sprawdzenia, czy efekty uczenia się zostały osiągnięte.

Walidacja składa się z czterech etapów:

1. Identyfikacja: Ustalenie, jakie kompetencje uczestnik już posiada (przed rozpoczęciem procesu rozwojowego, np: badanie luki kompetencyjnej, testy, obserwacje, case studies).
2. Dokumentacja: Zebranie dowodów (np. wyniki ćwiczeń, listy obecności, prace cząstkowe).
3. Weryfikacja: Właściwe sprawdzenie kompetencji lub jej składowych (np. egzamin końcowy, test wiedzy, rozwiązanie case- study, udział w ćwiczeniu, symulacja, obserwacja).
4. Certyfikacja: Formalne potwierdzenie wyniku walidacji i wydanie certyfikatu zaświadczającego uzyskane kompetencje.

Np.: w standardzie SUS 3.0 walidacja powinna być rzetelna i trafna – narzędzie (np. test online) musi rzeczywiście sprawdzać to, co było przedmiotem szkolenia, a nie ogólną wiedzę.

Walidator a trener. Jaka jest rola walidatora w procesie szkolenia i walidacji?

W profesjonalnie zaprojektowanym procesie rozwojowym, kluczową rolę odgrywa zasada rozdzielności funkcji. Trener występuje w roli przewodnika – jego zadaniem jest facylitacja procesu uczenia się i wspieranie uczestnika w nabywaniu wiedzy (np. zgodnie z cyklem Kolba). Walidator natomiast pełni funkcję niezależnego „sędziego” merytorycznego. To on weryfikuje, czy zgromadzone dowody – takie jak wyniki testów on-line, rozwiązane case studies czy demonstracje umiejętności – bezspornie potwierdzają osiągnięcie zakładanych efektów uczenia się.

Podpis walidatora na certyfikacie (lub odwołanie do podpisanego przez walidatora protokołu/ sprawozdania z walidacji) to dla audytora, płatnika (np. PARP) oraz pracodawcy dowód, na to że:

• Proces weryfikacji wiedzy był rzetelnym i zaplanowanym procesem, sprawdzeniem faktycznych kompetencji: wiedzy, umiejętności, postaw (kompetencji społecznych) uczestnika.
• Osoba sprawdzająca bierze odpowiedzialność merytoryczną za to, że uczestnik rzeczywiście posiada opisane na certyfikacie kompetencje (np. wie jak można samodzielnie zweryfikować autentyczność certyfikatu SSL strony www).
• Zachowano obiektywizm – ocena końcowa nie jest wynikiem subiektywnej sympatii trenera do grupy, lecz efektem przejrzystej procedury opartej na mierzalnych kryteriach oceny i użytych narzędziach sprawdzających kompetencje.

Język efektów uczenia się. Jak pisać o kompetencjach?

Największym grzechem niepoprawnie napisanych certyfikatów jest używanie gramatycznej strony biernej (języka pasywnego). Frazy typu: „Uczestnik zapoznał się z…”, „Dowiedział się o…”, „Miał okazję poznać…” – nie opisują kompetencji. One opisują proces, w którym przecież uczestnik mógł być bierny.

Profesjonalny opis na rewersie powinien stosować czasowniki operacyjne (zgodne z Taksonomią Blooma):

• Wiedza: Zamiast „Zna RODO”, napisz: „Definiuje obowiązki administratora danych osobowych w procesach finansowych”.
• Umiejętności: Zamiast „Potrafi Excela”, napisz: „Samodzielnie tworzy zautomatyzowane raporty rozliczeniowe z wykorzystaniem funkcji wyszukaj.pionowo”.
• Postawy: Zamiast „Jest świadomy”, napisz: „Stosuje zasady etyki zawodowej i dba o bezpieczeństwo cyfrowe zasobów organizacji”.

Co powinno znaleźć się na certyfikacie. A w szczególności „drugiej stronie” zaświadczenia

Certyfikat Uczestnictwa (Rewers) :

Zgodnie z wymogami Bazy Usług Rozwojowych (BUR), rewers zaświadczenia o uczestnictwie musi być spójny z Kartą Usługi. Powinien zawierać:

• Szczegółowy program szkolenia: Wykaz modułów tematycznych z podziałem na kluczowe zagadnienia.
• Wymiar godzinowy: Liczbę godzin zegarowych i dydaktycznych (zgodnie z harmonogramem).
• Metodykę: Informację o formie prowadzenia zajęć (np. warsztaty praktyczne, analiza case study).
• Identyfikator usługi: Numer usługi w systemie BUR (jeśli dotyczy).
• Informację o współfinansowaniu: Logotypy i odpowiednie formuły prawne (np. FERS).

Certyfikat Ukończenia (Rewers) – Kto i co poświadcza?

Tu skupiamy się na osiągnięciach i rzetelności ich sprawdzenia. Na drugiej stronie certyfikatu musi znaleźć się opis:

• Wykaz uzyskanych kompetencji: Precyzyjnie opisane efekty uczenia się (Wiedza, Umiejętności, Kompetencje Społeczne).
• Metodę walidacji: Jasną informację, jak sprawdzono wiedzę (np. „Walidacja w formie testu, rozwiązania case studies, zadanie praktyczne”).
• Reprezentacja i podpisy: To kluczowy element wiarygodności dokumentu.
  • Kierownik jednostki szkoleniowej: jako reprezentant prawny podpisuje certyfikat (zazwyczaj na awersie) jako osoba reprezentująca podmiot świadczący usługę. Wtedy walidator podpisuje jedynie wewnętrzny protokół z walidacji, który zostaje w dokumentacji firmy.
  • Walidator: To osoba (inna niż trener prowadzący), która przeprowadziła weryfikację efektów uczenia się. Walidator podpisuje się pod potwierdzeniem wyniku walidacji – np: w protokole/ raporcie z walidacji, do którego certyfikat się odwołuje. Walidator może podpisać się, poza podpisaniem protokołu z walidacji, na rewersie certyfikatu.
• Wynik: na certyfikacie może, ale nie musi znaleźć się informacja o wyniku pozytywnym lub zaliczeniu progu punktowego z podaniem uzyskanej punktacji.

Jak wygląda certyfikat i walidacja dla szkolenia bez dofinansowania – szkolenia w pełni komercyjnego?

Warto jednak pamiętać o elastyczności w relacjach biznesowych. Oczywiście, jeśli realizujesz szkolenie dla klienta prywatnego (komercyjnego), bez udziału dofinansowania ze środków publicznych, zakres certyfikatu jest każdorazowo ustalany między zleceniodawcą a firmą szkoleniową.

Niektórzy klienci nie chcą przeprowadzać procesów walidacji ani umieszczać szczegółowych danych o programie szkolenia na dokumencie – mają do tego pełne prawo jako Zamawiający. Mimo to, jako profesjonalny partner, zawsze warto zachęcać klientów do precyzyjnego określania zakresu szkolenia i uzyskanych efektów, co podnosi rynkową wiarygodność dokumentu. Ostateczna decyzja w takim przypadku należy jednak zawsze do klienta.

Jednak coraz więcej Klientów komercyjnych pyta się o sprawdzone metody walidacji, sprawdzania efektów uczenia się i ewaluacji szkoleń – wtedy nasze doświadczenie w dostarczaniu kompleksowych jakościowych usług szkoleniowych: od badania potrzeb edukacyjnych, przez realizację, walidację aż do ewaluacji po prostu przydaje się.

Dokumentacja szkoleniowa a Twoje bezpieczeństwo. Wspólpracuj z nami

Jeśli firma szkoleniowa, która działa dla Twojej organizacji, nie potrafi rozróżnić tych dwóch rodzajów certyfikatów lub stosuje ogólnikowe opisy, ryzykujesz nie tylko odrzucenie kosztów podczas audytu, ale przede wszystkim brak realnej wiedzy o potencjale Twojego zespołu.

W KIKO Educational Solutions pomagamy managerom, koordynatorom projektów unijnych oraz działom HR wdrażać standardy jakościowe dokumentacji szkoleniowej.

Wspieramy w :

• Kompleksowym projektowaniu usługi rozwojowej i szkoleniowej (w oparciu np: o cykl Kolba i rzetelną analizę potrzeb edukacyjnych).
• Przeprowadzeniu profesjonalnej analizy potrzeb rozwojowych. Realizujemy kompleksowe badania luki kompetencyjnej lub projektujemy autorskie procesy diagnostyczne.
• Opracowaniu profili kompetencyjnych dla konkretnych stanowisk lub zespołów w Twojej organizacji.
• Merytorycznym projektowaniu dokumentacji szkoleniowej oraz precyzyjnych procedur walidacji efektów uczenia się.
• Projektowaniu i realizacji procesów ewaluacji całych procesów rozwojowych i szkoleniowych.
• Projektowaniu rzetelnych procesów walidacji
• Tworzeniu profesjonalnych profili kompetencyjnych (np. w oparciu o ramy DigComp 2.2).
• Przygotowaniu merytorycznej dokumentacji procesu rozwojowego, w tym szkoleniowego, coachingowego.

Nie musisz przechodzić przez to sam/a. Zdejmij ciężar biurokracji ze swoich barków i przestań martwić się nie tylko o wynik audytu, ale przede wszystkim o realną jakość i standard całego procesu szkoleniowego.

W KIKO Educational Solutions dla naszych Klientów projektujemy usługi, które gwarantują merytoryczną jakość i bezpieczeństwo proceduralne szkoleń. Współpracuj z ekspertami, którzy zmienią Twój stres w dobre procedury i prawidłową dokumentację, wspierając sukces Twojego projektu.

Napisz do nas, zadzwoń, aby skutecznie podnieść kompetencje w Twojej organizacji i odzyskaj spokój na który zasługujesz!

Autorka: Inga Kołomyjska

Managerka i kierownik projektów rozwojowych realizowanych dla dużych i mniejszych organizacji Klientów, z kilkunastoletnim doświadczeniem. Ekspert znająca procedury i procesy edukacyjne od podszewki: Trener, superwizor, walidator i ewaluator procesów szkoleniowych. Dyplomowana Trener Biznesu (Master Business Trainer Level Superior), certyfikowana coach w podejściu Multilevel Coaching. Międzynarodowy coach akredytowany na liście coachów Programu VetJoy the Federation of Veterinarians of Europe (FVE) . Członkini międzynarodowej grupy ds. komunikacji International Association for Communication in Healthcare. Członkini International Network of Health Workforce Education od 2017 roku. Magister ekonomii, absolwentka Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie oraz Międzynarodowych Studiów Europejskich Uniwersytetu w Maastricht i Centrum Europejskiego Uniwersytetu Warszawskiego. Wiceprzewodnicząca Grupy ds. Jakości Polskiej Izby Firm Szkoleniowych.