Zarządzanie czasem szkolenie
zarządzanie czasem KIKO Business Solutions
26 września 2018

Zarządzanie sobą w czasie

Początek roku szkolnego i narastający niedobór czasu motywują do przyjrzeniu się naszemu zarządzaniu czasem. Skąd się bierze potrzeba panowania nad czasem? Co możemy zrobić by zarządzać naszym czasem bardziej wydajnie?

Z jednej strony duża liczba zadań w pracy, zlecenia do wykonania na wczoraj, presja i bliskie deadline’y, a przy tym coraz więcej nowoczesnych „złodziejów czasu” i tendencja do odkładania spraw na później. Z drugiej strony potrzeba odpoczynku, chęć bycia z bliskimi i rozwijania pasji …Nic więc dziwnego, że efektywne zarządzanie czasem cieszy się ostatnio wielką popularnością – jest niezbędne niemal na co dzień!

Kiedy czas przecieka przez palce…

Setki interesujących materiałów w internecie, media społecznościowe i powszechny dostęp do różnorodnych form rozrywki to tylko niektóre z mnożących się nowoczesnych „złodziejów czasu”. W erze nowych technologii czas rozpływa się z niezwykłą łatwością.

Jednocześnie wzrasta presja terminowego wykonywania zadań, co często skutkuje potrzezarządzanie czasem KIKO Business Solutionsbą rozładowania napięcia w różnych dodatkowych aktywnościach, tak jak w opowieściach studentów, którzy w czasie sesji odkrywają przemożne pragnienie umycia okien, przemeblowania pokoju i rozwiązania wielu pozaedukacyjnych niecierpiących zwłoki spraw. Jeśli odnajdujesz w sobie coś z takiego studenta, a może właśnie nim jesteś, to znaczy, że możesz lepiej regulować odczuwane napięcie i sprawniej działać.

A może podejmujesz wiele aktywności i chciałbyś znaleźć więcej czasu dla rodziny? Może ciągle odkładasz rozwój swoich pasji? Nie chcesz rezygnować z tego, co ważne i przyjemne? Masz rację, ponieważ „czas to nie droga szybkiego ruchu pomiędzy kołyską a grobem, czas to miejsce na zaparkowanie pod słońcem” (Phil Bosmans).

 Na czym polega zarządzanie czasem?

Samo pojęcie zarządzania czasem jest metaforyczne. Czas jest wielkością fizyczną, której nie sposób kontrolować. To, na co mamy wpływ, to nasze funkcjonowanie w czasie, który nieustannie płynie. Dlatego często zamiast o zarządzaniu czasem mówi się o zarządzaniu sobą w czasie. W rzeczywistości chodzi o umiejętność zarządzania samym sobą i swoimi priorytetami tak, by z większą łatwością i bardziej efektywnie realizować zadania, a także zadbać o własne potrzeby, takie jak odpoczynek i przyjemności.

Osoba, która doskonale sobą zarządza, potrafi wyznaczać miarodajne cele, planować i szacować, podejmować decyzje co do sposobu realizacji zadań, tworzyć harmonogram dostosowany do możliwości oraz kontrolować na bieżąco wyniki i wprowadzać potrzebne zmiany. Są to umiejętności, które każdy może nabyć i rozwijać do zadowalającego poziomu.

Istnieje wiele powszechnie dostępnych praktycznych narzędzi, które pomagają zarządzać swoimi działaniami, jak choćby kalendarze, multiplanery czy specjalne aplikacje. Dlaczego zatem tak niewiele osób je skutecznie wdraża i osiąga zadowalającą produktywność? Odpowiedź może stanowić fakt, że kluczem do zmiany jest zrozumienie własnego indywidualnego podejścia do czasu oraz jego mocnych i słabych stron.

Czy i jak warto rozwijać umiejętność zarządzania czasem

Po pierwsze, czas poświęcony na naukę w tym obszarze pomnoży się i zwróci wielokrotnie!

Ponadto zarządzanie czasem to świetny sposób na poznanie samego siebie: własnych preferencji, życiowych wartości i priorytetów, źródeł poczucia sensu, indywidualnej motywacji, sposobów reagowania na stres i presję.

Gdy już poznasz siebie i uświadomisz sobie ograniczenia w swoim podejściu do czasu, zyskasz kontrolę i będziesz mógł/mogła dokonać zmian, które sprawią, że realizacja zadań będzie przychodzić Ci łatwiej, przyjemniej i sprawniej, a ponadto zadbasz o swój nastrój i o siebie.

Pierwszy krok możesz zrobić już teraz, jeśli wykonasz jedno proste ćwiczenie, do którego potrzebujesz tylko kilku minut, kartki i długopisu.

Zaczynamy :) :   

  • Pomyśl o różnych sprawach, tematach i zadaniach, które obecnie są dla Ciebie znaczące.

Chodzi tu o Twoje osobiste cele i zadania, które masz do wykonania (np. nauka języka obcego, spotkania z przyjaciółmi, zadania zawodowe, uporządkowanie regału z książkami, granie na gitarze, jogging, czytanie). Możesz je zapisać w kolejności, w jakiej przychodzą Ci do głowy.

  • Gdy będziesz mieć gotową wstępną listę, przyjrzyj się wszystkim zapisanym sprawom pod kątem stopnia ich realizacji w ciągu ostatnich dni lub tygodni.
  • Ile z założonych zadań udało Ci się zadowalająco wykonać?

Spróbuj to oszacować (np. w procentach lub w skali od 0 do 5). Możesz nadać priorytet wypisywanym zadaniom i przykładowo podzielić je na kategorie: ważne i pilne, ważne i dosyć pilne, ważne i niezbyt pilne, mało ważne.

  • Czy coś Cię zdziwiło?

Może niektóre zadania okazały się bardziej czasochłonne, niżby się wydawało? Może zadanie niegdyś mniej istotne, teraz stało się pilne? Czy jakaś z ważnych dla Ciebie spraw została zepchnięta na dalszy plan? Może tęsknisz za czymś, na co ciągle brakuje Ci czasu?

  • Ile czasu (w minutach/godzinach/ procentach) rzeczywiście na nie poświeciłeś?
  • Ile czasu chciałbyś na nie poświęcić w najbliższym tygodniu i miesiącu?
  • Czy jest coś co przeszkadza Tobie w przeznaczeniu czasu na Twoje planowane a nie realizowane cele/ zdania/potrzeby?
  • Czy i co możesz z tym zrobić?

Warto zadać sobie trud i spróbować odpowiedzieć na te pytania.

Rzetelne i szczere odpowiedzi mogą pomóc Tobie przyjrzeć się na co poświęcała/eś czas, ile własnego czasu inwestowała/eś w konkretne działania, jakie rezultaty osiągnęliśmy angażując się w konkretne czynności i, co najważniejsze, z czego jesteśmy zadowoleni, a co być może chcielibyśmy poprawić lub zmienić?

Zarządzanie czasem szkolenieChoć czas nie jest z gumy, to możesz go uelastycznić i zyskane godziny, przeznaczyć na co tylko chcesz. Na prawdę. 

Jeśli potrzebujesz wzmocnić lub nabyć takie umiejętności, możesz dowiedzieć się więcej na pomocnym warsztacie „Zarządzanie czasem”, podczas którego poznasz swoje podejście do czasu, nauczysz się radzić sobie ze stresem i presją oraz przećwiczysz na własnych przykładach praktyczne techniki efektywnego planowania i terminowej realizacji zadań.